Vigtigheden af passende faktureringsadministration

Key Account Manager, GO MO Group AB

Næsten alle aktiviteter i en virksomhed omfatter fakturaer og kræver administration af fakturaer. Disse fakturaer udgør basen for beslutninger på operationelle og strategiske niveauer. Derfor kan uegnet og ikke tidsvarende faktureringsadministration have en negativ indvirkning på organisationens effektivitet, mens en passende faktureringsadministration af høj kvalitet er afgørende for en virksomheds succes. Dog indikerer flere industrieksperter, at faktureringsadministration er et område, som mange virksomheder ikke er nok opmærksomme på, eller ikke har nok viden om til at kunne håndtere det effektivt (Journal of Industrial and Engineering Management, THE COSTS OF POOR INVOICE QUALITY, 2011).

I det usikre økonomiske klima idag kan ubetalte eller forsinkede fakturaer svække en virksomheds indtjeningspotentiale. Jo hurtigere en forretning sender en faktura til en kunde, desto hurtigere vil forretningen blive betalt, hvilket har en stor indflydelse på pengestrømmen. Derfor er det meget vigtigt for forretninger at gøre meget ud af, at få hver faktura færdiggjort nøjagtigt og indenfor en bestemt tidsperiode. Dog kan dette være dyrt, ligesom det er ekstremt tidskrævende. Derfor er passende fakturahåndtering og administration essentielt for alle virksomheder. Her er nogle få foranstaltninger, som alle virksomheder kan anvende mhp. at sikre faktureringsadministration af god kvalitet.

Vilkår

Virksomheder bør forsøge at etablere bestemte betingelser for fakturering, så de kan opretholde gode kunderelationer og undgå forsinkelser pga. misforståelser og dermed blive betalt til tiden. En virksomhed bør sammen med kundenafklare betalingsbetingelser, samt hvilke konsekvenser en forsinkelse kan resultere i. Virksomheder bør sikre sig, at disse vilkår er inkluderet i kontrakten, før de skriver under, og disse vilkår bør være gældende i hele perioden.

Kunder

Et vigtigt aspekt, som virksomheder bør overveje, og som måske kan hjælpe med at redde virksomheden fra svindel eller forsinkelse i betalinger, er at kende kunden godt. Det er vigtigt at sikre, at virksomheden bekræfter, at de arbejder for en virkelig kunde eller virksomhed og ikke er udsat for et svindelnummer eller samarbejder med en kunde, der ikke vil fuldføre en faktura. Desuden bør virksomheder altid fastlægge betalingsprocessen; elektronisk eller via check, samt hvor lang tid det vil tage at modtage en betaling. En anden ting, der skal fastslås, er betalingscyklussen; årlig, månedlig, ugentlig, daglig eller pr time. Ved at fastlægge alle disse vilkår kan en virksomhed sikre en passende betalingscyklus uden forsinkelser eller tilbageslag.

Fordele ved at faktureringssystem

Med mange fakturaer kan det være svært at holde styr på dem alle hvis det foregår mauelt. Derfor bør virksomheder implementere et  fakturasystem, der automatisk kan følge deres fakturaer - hvornår fakturaen blev sendt, hvornår den blev modtaget, hvornår betalingen forventes og andre faktorer. En anden ting, som virksomheder bør implementere, er et fakturanummersystem, der kan hjælpe dem med at spore fakturaers journaliseringsnumre, hvilket kan hjælpe med at betale skat.

Der er mange faktorer, der skal tages i betragtning for at opretholde en faktureringsadministration af høj kvalitet. Virksomheder kan benytte forskellige  fakturahåndteringløsning som Baswares, der hjælper med at gøre processen mere enkel og mindre tidskrævende.

“Holdningerne ovenfor afspejler udelukkende forfatterens synspunkt. De afspejler ikke Baswaresholdning.”

Fakturahåndtering

Kategori: Accounts Payable