De mest almindelige e-faktureringsfejl der skal undgås

Key Account Manager, GO MO Group AB

I løbet af de seneste årtier har undersøgelser vist den konstante stigning i e-faktureringsløsninger. Undersøgelser viser også, at digitale indkøbsfunktioner vinder trækkraft og en stigende fremtrædende stilling i hele verden (pymnts.com, The More Demanding, Global Future Of E-Invoicing, 2015). Dette beviser, at e-faktureringslandskabet vil vokse i størrelse i de kommende år; men et langt mindre diskuteret emne er, hvordan dette landskab kommer til at se ud, og hvilke forbedringer der kan gøres for at forbedre e-faktureringsprocessen.

Selvom der er en kolossal vækst inden for e-fakturering, viser statistikken, at kun 10 % af virksomhederne sender deres fakturaer elektronisk, af de anslåede 170 milliarder fakturaer der sendes hvert år (Billentis, The More Demanding, Global Future Of E-Invoicing, 2015). Dette viser, at selv om der er mange fordele, når det kommer til e-fakturering, er der plads til forbedring. Her er et par måder, hvorpå e-fakturerings tjenesteudbydere bør overveje at forbedre e-faktureringsprocessen. Når det er sagt, så er her de mest almindelige e-faktureringsfejl, virksomheder bør undgå:

Forkert afdeling

Hvis en virksomhed håndterer flere kunder på en gang, er risikoen for at sammenblande e-fakturaer høj. Konsekvenserne af at sammenblande e-fakturaer kan variere fra forsinkede betalinger til at overtræde en kontrakt ved at afsløre en kundes private oplysninger over for en anden part. Dette kan føre til, at firmaet får alvorlige juridiske problemer. Desuden, hvis fakturaen bliver sendt til en større virksomhed eller til et kontor med flere medarbejdere, kan de stå over for forskellige problemer, hvis e-fakturaen er blevet sendt til den forkerte person. Derfor er det meget vigtigt at sikre, at e-fakturaen, der sendes, sendes til den korrekte virksomhed samt til den korrekte afdeling.

Ikke-specificeret faktura

Det er meget vigtigt for virksomheder at sikre, at de gentager, hvad kunden betaler dem for. Hvis man ikke gør dette, kan det føre til forvirring i fremtiden, hvilket kan resultere i forsinket betaling eller ingen betaling. Så selv om den detaljeringsgrad, der indgår i specificeringen, afhænger af virksomheden, er det meget vigtigt, at de specificerer, hvad de bliver betalt for. For eksempel kan virksomheder specificere ved hjælp af almene generelle vendinger, eller de kan specificere ydelser eller produkter i en masse detaljer. Hovedpunktet man bør overveje er, at være specifik nok, så virksomheden ogkunden let kan holde styr på, hvad der bliver betalt for.

Korrekturlæsning

Virksomheder bør altid dobbelttjekke deres e-fakturaer for stavefejl samt beløbets nøjagtighed. Dette hjælper ikke kun virksomheden til at se professionel og ansvarlig ud, det øger også chancerne for at blive betalt til tiden, da der ikke er nogen forvirring eller fejl.

Der er mange detaljer, man skal overveje, når man sender en e-faktura. Alle disse detaljer skal der tages ordentlig højde for, for at sikre en rettidig og fejlfri betalingsproces. Derfor er det altid tilrådeligt at engagere en e-faktureringsløsning til at gennemføre en virksomheds e-faktureringsprocesser. Basware leverer sådanne e-faktureringsløsninger i Danmark.

"Ovenstående udtalelser er ren betragtningog forfatterens synspunkt. De afspejler ikke Baswares holdning.”

e-faktureringsløsninger

Kategori: E-Invoicing