Hvorfor e-fakturering er den næste store trend

Key Account Manager, GO MO Group AB

På det sidste har der været megen debat om fordelene og ulemperne ved at benytte elektronisk fakturahåndtering. Men ideen om e-fakturering er ikke ny. De første elektroniske fakturaer blev sendt for over 30 år siden ved brug af EDI (electronic data exchange). Siden da er brugen af e-fakturering fortsat med at udvikle sig med langsom men sikker hastighed (E-Invoicing Basics, WHAT IS E-INVOICING, 2015).

Firmaer verden over søger at matche konkurrencen ved at benytte omkostningseffektive metoder, der forbedrer deres økonomiske præstation. Et af områderne, hvor man kan opnå betydelig omkostningseffektivisering gennem automatisering af rutiner, er bagkontorer. Mange virksomheder har strømlinet og digitaliseret funktioner såsom indkøb, men meget få har optimeret kreditbogholderiet.

Her er tre hovedårsager til, at firmaer bør introducere e-fakturering for at forbedre deres økonomiske præstation:

Udfordringerne ved papirfakturaer

Der er megen tid, anstrengelser og omkostninger involveret i den papirbaserede fakturaproces. Processen at sende og modtage en papirfaktura kan tage op til 23 dage eller mere. Hvis der er fejl eller forventninger involveret, så ikke bare øges den tid, det tager at færdiggøre fakturaen, men omkostningen øges også. Men hvis et firma beslutter at sende en e-faktura, så er det ikke bare den tid, det tager at færdiggøre processen, der reduceres, omkostninger reduceres også.

Forbedre procesautomatisering

En af de største besparelser ved e-fakturering opnås ikke gennem reduceret udskrivning, papir og postforbrug, den opnås ved at implementere effektive processer og integrere dem i virksomheden. I detailhandlen indeholder op til 40 % af papirbaserede fakturaer datafejl relateret til pris eller handelsfremstød (E-Invoicing Basics, WHAT IS E-INVOICING, 2015). Disse fejl kan resultere i tidsspild, omkostninger og anstrengelser og kan også føre til køber-leverandør konflikter. Ved at benytte løsninger til e-fakturering kan firmaer sikre, at disse fejl forhindres, og at data er korrekt ved udgangspunktet og forbliver uændret.

Grønne initiativer

Hvert år fældes 12 millioner træer for at imødekomme papirbaserede fakturaer i Europa og Norge (E-Invoicing Basics, WHAT IS E-INVOICING, 2015). Mange firmaer har udviklet miljøvenlige strategier og har opmuntret til brugen af ’grønne’ praksisser. Ved at indføre e-fakturering kan firmaer ikke bare reducere organisationens papiromkostninger men også ’blive grøn’ og hjælpe med at beskytte miljøet. Firmaer kan ikke bare spare på brugen af papir, men også på post, frimærker, blæk, patroner, osv., der benyttes i papirbaserede fakturaer.

Muligheden for at kunne fjerne papirfakturaer fra finanserne kan skabe betydelige fordele og omkostningsbesparelser både for købere og leverandører. Der er mange løsninger, som firmaer kan benytte, hvis de vælger at indføre e-fakturaer. Basware leverer finansieringsydelser i Danmark, der hjælper med e-faktureringsprocessen.

"Ovenstående udtalelser er ren betragtning og forfatterens synspunkt. De afspejler ikke Baswares holdning.”

løsninger til e-fakturering

Kategori: E-Invoicing